L’espace Coffre-fort de MyPYLI RH est un espace sécurisé permettant de stocker, classer et partager les documents professionnels entre les collaborateurs et les responsables RH.

Ce guide est destiné aux managers et administrateurs disposant de droits avancés dans le module Mes documents.
Il explique comment créer, organiser et gérer les répertoires ainsi que les documents des collaborateurs.

👉 Si vous êtes un simple utilisateur souhaitant uniquement consulter ou télécharger vos fichiers, référez-vous au guide Coffre-fort – Utilisateurs.

1 - Créer un nouveau répertoire

1. Cliquez sur le bouton « Nouveau répertoire ».
   

2. Choisissez le type de répertoire :

   • 🟩 Privé : réservé à un ou plusieurs salariés spécifiques.

   • 🟧 Public : partagé avec plusieurs salariés (visible par un groupe défini).

3. Donnez un nom à votre répertoire.

4. Définissez la population :

   • ✅ Cocher la case "Population" : pour partager le répertoire avec tous les collaborateurs sans exception.

   • ☐ Ne pas cocher la case : pour sélectionner manuellement les collaborateurs concernés.

Exemples :

• Attestation de travail

  • Type de répertoire : Privé

  • Population : Tous les collaborateurs

• Règlement intérieur

  • Type de répertoire : Public

  • Population : Collaborateurs sélectionnés

5. Cliquez sur Enregistrer.
   

➡️ Votre nouveau dossier apparaît automatiquement dans la liste :

• S’il est public, il sera visible par tous les utilisateurs concernés.

• S’il est privé, seuls les salariés choisis y auront accès.

2- Ajouter ou consulter un document dans un répertoire

1. Cliquez sur le répertoire souhaité pour l’ouvrir.

2. Cliquez sur « Ajouter un document ».

3. Sélectionnez le type de document (ex : Attestation de stage, Attestation de salaire, etc.).

4. Téléversez le fichier depuis votre ordinateur.

5. Cliquez sur « Ajouter ».
   

Vous pouvez ensuite :

• Consulter le document

• Télécharger le document

• Supprimer le document

💡 Vous pouvez également ajouter un sous-répertoire selon vos besoins en cliquant sur « Ajouter un sous-répertoire ».

3- Le répertoire Contrats

Le répertoire Contrats est un dossier particulier, préconfiguré pour gérer les contrats de travail des collaborateurs.

Il affiche des informations détaillées :

• Type de contrat

• Date de début et de fin

• Catégorie socioprofessionnelle

• Statut du contrat (en cours, expiré, etc.)
  

1. Cliquez sur le bouton "Ajouter un contrat"
   

2. Indiquez le type de contrat (champ obligatoire)
   

3. Sélectionnez la catégorie socioprofessionnelle (obligatoire)

4. Saisissez la date de début de contrat (obligatoire)

5. Ajoutez la date de fin de contrat

6. Téléversez le fichier du contrat

7. Définissez s’il s’agit du contrat en cours ou non

8. Cliquez sur Enregistrer
   

Vous pouvez ensuite :

• Ajouter un avenant au contrat

• Télécharger, consulter, modifier ou supprimer un contrat existant
  

4- Modifier un répertoire

1. Cliquez sur l’icône ✏️ à côté du nom du répertoire.

2. Vous pouvez :

   • Modifier le nom du dossier.

   • Changer la Population.
     

   • Activer ou désactiver cette répertoire.
     

5- Accéder aux répertoires de vos collaborateurs

Les managers et administrateurs peuvent accéder aux répertoires des collaborateurs pour suivre ou gérer leurs documents.

1. Cliquez sur le bouton « Accéder aux répertoires de vos collaborateurs ».

2. Sélectionnez le salarié concerné pour consulter ses documents.
   

Vous pouvez ensuite :

• Créer pour ce collaborateur un répertoire privé dédié en cliquant sur « Nouveau répertoire privé »
  👉 Ce dossier sera accessible uniquement à ce salarié.

• Ajouter un document spécifique à cette personne.

• Consulter l’ensemble de ses documents existants.
  

6- Notification automatique

7- En résumé

• Organiser les documents RH de manière centralisée

• Gérer la visibilité et les droits d’accès

• Suivre les contrats et documents individuels

• Simplifier le partage d’informations avec vos équipes